如何为您的全球团队举办虚拟派对
近来我们的商业活动开展不算正常,差旅、工作环境和日程安排都发生了一定的变化,但是有些事情还是一定要去做的。Quadmark有着独特的工作方式与公司风格,尽管2020年大环境错综复杂,但我们内部的活动专家仍然成功地举办了一个夏季派对,让我们的员工在世界四大洲分享愉悦!
下面9个贴士可以帮助更多的活动组织者来完成各自的虚拟派对实战。
1. 制定游戏计划
无论规模大小,离线还是在线,每个活动都要有策略。您最好从关键的目标和概念开始,然后往下推进。今年我们的主题是“Quadmark带您环游世界”。虚拟暑假聚会的计划运作良好的原因是:核心组织团队已经将包含活动概念和各类设计素材的“官方出品”物料放在一起。然后将其与其他地区的组织者共享,即使地理和时区不同,每个人都可以更轻松地保持一致的步调。
因此,在组织虚拟活动之前,请问自己以下问题:
●您希望提供什么样的体验?
●您需要为该活动计划多少时间?
●预算是多少?
●您的活动需要覆盖哪些时区?
●活动会有主题吗?
●活动是现场直播、录播还是两者同时进行?
●您想在哪里看到内容?
●活动的最佳时间是什么时候?
●您将如何推广活动?
●活动结束后,人们仍然可以访问该活动吗?
●您计划跟踪哪些KPI和数据?
2. 致电所有专家!
现在您已经有了一个坚实的基础,现在是进行分工的时候了。想想您的团队中哪些成员最能完成(并享受)与计划活动相关的任务,让他来开始行动!通过“举手示意”来具体说明他需要什么帮助。您或许有着来自不同区域的团队成员,他们可能是这方面的专家,也可能在该活动主题领域有着丰厚的兴趣与研究。

3. 至少提前1个月发出邀请
收到一封“请预留时间”的电子邮件是令人兴奋的,更何况这封邮件还给了每个人足够的时间来提醒客户。
以下是一些需要记住的建议:
●在一个月前发出邀请
●尽快分享活动议程,这样您的受邀者就知道会发生什么
●为您的与会者排除公司日历上的活动日期
●在活动前一、两周发送“倒计时”电子邮件提醒
4. 适应每个时区
组织全球活动最具挑战性的部分是决定时间。由于员工居住在世界各地的几个大洲,我们的活动团队必须在规划议程方面具有前瞻性。
与会者之间超过六个小时的时间差将会是一个大麻烦。为了让所有来自英国、美国和亚洲地区的Quadmarker尽量都能在场,在日程安排上就需要作出一些妥协。然后根据每个团队的位置和时区来定制其余的议程。例如,新加坡团队在下午举行现场活动,并在晚上晚些时候回到线上,与所有人一起参加全球电话会议。
在规划全球活动时,您最好将不同的时区纳入议程,让活动更进一步。在共享议程的任何地方,都应明确列出组织者和参与者在所有相关时区中的时间。它不仅可以避免混乱,而且也会让团队感受到这份体贴。
5. 留出足够的时间休息
有时候,我们很容易忘记在虚拟事件中休息一下。有了缓冲的时间,我们就更容易达成每个活动的预期效果!在每次活动之间提供15-30分钟的休息时间吧,这是保持状态的好方法。

- 您在为谁组织这个活动?
- 他们可能感兴趣的活动是什么?
- 是否有任何饮食要求需要考虑?
例如,我们在英国有很多葡萄酒爱好者。所以我们邀请OzClarke作为我们的名人嘉宾参加品酒活动,这给大家带来了一个大大的惊喜!在美国,每个人都喜欢CulreColre公司的制造商举办的天才鸡尾酒课程。在新加坡和澳大利亚的人绝对喜欢Crafune的手工皮革工艺车间。最后要讲的是,来自所有地区的Quadmarker都喜欢的一项共同活动是“古埃及谋杀之谜”,它由TeamBuilding.com令人印象深刻的嘉宾主持。
如果您找了嘉宾或主持人,那么测试会是一个很好的方法,可以看看他们的形式与内容是否符合您在活动中要做的主题。

7. 打开摄像头,畅所欲言
有时线上活动会让人感觉是另一次会议,所以为了把两种体验分开,您需要尽可能地鼓励观众参与。例如,在库迪全球活动期间,每个人都可以打开摄像头和麦克风,为别人鼓掌加油。其中一位库迪同事说:“相互提供能量感觉非常棒!有一段时间,我简直忘了坐在电脑屏幕前。”
别忘了,要提前检查各种技术问题,线上活动跟线下一样,也是会出现各种问题。在正式开始前,检查网络连接情况,摄像头和麦克风等设备。准备好要演示的文件,提前备份这些文件。最好有一次排练或预演,这样就能提早发现潜在的问题,准备好应对方案。
以下是我们使用的一些平台:
- Slido: 我们使用它们来听取来自世界各地Quadmarker的信息,利用Slido,我们可以进行快速有趣的线上互动,例如问卷、投票等。
- Google Meet: 作为全球各地活动的主要视频音频交流互动平台,您也可以选择适合当地的类似平台。
- Zoom: 可以有提供“分组讨论室”等功能,得益于此,Zoom也是我们在“古埃及谋杀之谜”活动中选择的一个平台。

如果人不能到现场,那我们就把派对送到大家面前。
当下我们的派对成员遍及各地,为了让每个人都能有更好的感受,在做计划时,可以参照以下几点来进行准备:
- 派对包中的物品是否容易过期或腐烂?
- 通过什么运送方式给活动对象比较合适?
- 您的参与者分布在不同的国家和时区吗?
- 活动期间平台是否有足够的容量来容纳参与者?
- 是否需要考虑提前订购商品的交货时间?
9. 别忘了活动后的总结会
在活动结束之后,请将相关活动组织者召集在一起,让大家回顾整个活动的各种细节,并讨论我们如何应对活动中暴露的各种问题。这个复盘会议可以让我们总结经验教训,在下次活动中做到更好。
内部复盘很重要,针对活动的参与者们,听取大家的意见和想法也很关键。以下这些问题可以帮助我们获得更多有价值的信息:
- 一切顺利吗?
- 您是否希望活动时间不同?
- 您觉得派对礼包有用吗?
- 您觉得缺少什么吗?
- 您希望下次有哪些活动?
派对永不眠
虽然组织一场全球性的线上活动(特别在疫情当下)并非易事,但这并非不可能。推荐您从我们的活动专家那里汲取灵感,因为他们成功、完美地实现了所有预期效果。若您想详细了解如何在全球范围内举办下一个线上活动,请联系我们,以了解Quadmark如何为您提供帮助。
Learn more about how you can host your next virtual business event on a global scale. Get in touch to see how Quadmark can help you.
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