洞见
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如何为您的全球团队举办虚拟派对
1. 制定游戏计划
无论规模大小，离线还是在线，每个活动都要有策略。您最好从关键的目标和概念开始，然后往下推进。今年我们的主题是“Quadmark带您环游世界”。虚拟暑假聚会的计划运作良好的原因是：核心组织团队已经将包含活动概念和各类设计素材的“官方出品”物料放在一起。然后将其与其他地区的组织者共享，即使地理和时区不同，每个人都可以更轻松地保持一致的步调。
因此，在组织虚拟活动之前，请问自己以下问题：
●您希望提供什么样的体验？
●您需要为该活动计划多少时间？
●预算是多少？
●您的活动需要覆盖哪些时区？
●活动会有主题吗？
●活动是现场直播、录播还是两者同时进行？
●您想在哪里看到内容？
●活动的最佳时间是什么时候？
●您将如何推广活动？
●活动结束后，人们仍然可以访问该活动吗？
●您计划跟踪哪些KPI和数据？
2. 致电所有专家！
现在您已经有了一个坚实的基础，现在是进行分工的时候了。想想您的团队中哪些成员最能完成（并享受）与计划活动相关的任务，让他来开始行动！通过“举手示意”来具体说明他需要什么帮助。您或许有着来自不同区域的团队成员，他们可能是这方面的专家，也可能在该活动主题领域有着丰厚的兴趣与研究。
3. 至少提前1个月发出邀请
收到一封“请预留时间”的电子邮件是令人兴奋的，更何况这封邮件还给了每个人足够的时间来提醒客户。
以下是一些需要记住的建议：
●在一个月前发出邀请
●尽快分享活动议程，这样您的受邀者就知道会发生什么
●为您的与会者排除公司日历上的活动日期
●在活动前一、两周发送“倒计时”电子邮件提醒
4. 适应每个时区
组织全球活动最具挑战性的部分是决定时间。由于员工居住在世界各地的几个大洲，我们的活动团队必须在规划议程方面具有前瞻性。
与会者之间超过六个小时的时间差将会是一个大麻烦。为了让所有来自英国、美国和亚洲地区的Quadmarker尽量都能在场，在日程安排上就需要作出一些妥协。然后根据每个团队的位置和时区来定制其余的议程。例如，新加坡团队在下午举行现场活动，并在晚上晚些时候回到线上，与所有人一起参加全球电话会议。
在规划全球活动时，您最好将不同的时区纳入议程，让活动更进一步。在共享议程的任何地方，都应明确列出组织者和参与者在所有相关时区中的时间。它不仅可以避免混乱，而且也会让团队感受到这份体贴。
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5. 留出足够的时间休息
有时候，我们很容易忘记在虚拟事件中休息一下。有了缓冲的时间，我们就更容易达成每个活动的预期效果！在每次活动之间提供15-30分钟的休息时间吧，这是保持状态的好方法。
- 您在为谁组织这个活动？
- 他们可能感兴趣的活动是什么？
- 是否有任何饮食要求需要考虑？
例如，我们在英国有很多葡萄酒爱好者。所以我们邀请OzClarke作为我们的名人嘉宾参加品酒活动，这给大家带来了一个大大的惊喜！在美国，每个人都喜欢CulreColre公司的制造商举办的天才鸡尾酒课程。在新加坡和澳大利亚的人绝对喜欢Crafune的手工皮革工艺车间。最后要讲的是，来自所有地区的Quadmarker都喜欢的一项共同活动是“古埃及谋杀之谜”，它由TeamBuilding.com令人印象深刻的嘉宾主持。
如果您找了嘉宾或主持人，那么测试会是一个很好的方法，可以看看他们的形式与内容是否符合您在活动中要做的主题。
7. 打开摄像头，畅所欲言
有时线上活动会让人感觉是另一次会议，所以为了把两种体验分开，您需要尽可能地鼓励观众参与。例如，在库迪全球活动期间，每个人都可以打开摄像头和麦克风，为别人鼓掌加油。其中一位库迪同事说：“相互提供能量感觉非常棒！有一段时间，我简直忘了坐在电脑屏幕前。”
别忘了，要提前检查各种技术问题，线上活动跟线下一样，也是会出现各种问题。在正式开始前，检查网络连接情况，摄像头和麦克风等设备。准备好要演示的文件，提前备份这些文件。最好有一次排练或预演，这样就能提早发现潜在的问题，准备好应对方案。
以下是我们使用的一些平台：
- Slido: 我们使用它们来听取来自世界各地Quadmarker的信息，利用Slido，我们可以进行快速有趣的线上互动，例如问卷、投票等。
- Google Meet: 作为全球各地活动的主要视频音频交流互动平台，您也可以选择适合当地的类似平台。
- Zoom: 可以有提供“分组讨论室”等功能，得益于此，Zoom也是我们在“古埃及谋杀之谜”活动中选择的一个平台。
如果人不能到现场，那我们就把派对送到大家面前。
当下我们的派对成员遍及各地，为了让每个人都能有更好的感受，在做计划时，可以参照以下几点来进行准备：
- 派对包中的物品是否容易过期或腐烂？
- 通过什么运送方式给活动对象比较合适？
- 您的参与者分布在不同的国家和时区吗？
- 活动期间平台是否有足够的容量来容纳参与者？
- 是否需要考虑提前订购商品的交货时间？
9. 别忘了活动后的总结会
在活动结束之后，请将相关活动组织者召集在一起，让大家回顾整个活动的各种细节，并讨论我们如何应对活动中暴露的各种问题。这个复盘会议可以让我们总结经验教训，在下次活动中做到更好。
内部复盘很重要，针对活动的参与者们，听取大家的意见和想法也很关键。以下这些问题可以帮助我们获得更多有价值的信息：
- 一切顺利吗？
- 您是否希望活动时间不同？
- 您觉得派对礼包有用吗？
- 您觉得缺少什么吗？
- 您希望下次有哪些活动？
派对永不眠
虽然组织一场全球性的线上活动（特别在疫情当下）并非易事，但这并非不可能。推荐您从我们的活动专家那里汲取灵感，因为他们成功、完美地实现了所有预期效果。若您想详细了解如何在全球范围内举办下一个线上活动，请联系我们，以了解Quadmark如何为您提供帮助。
Learn more about how you can host your next virtual business event on a global scale. Get in touch to see how Quadmark can help you.
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