洞见

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如何为您的全球团队举办虚拟派对

近来我们的商业活动开展不算正常,差旅、工作环境和日程安排都发生了一定的变化,但是有些事情还是一定要去做的。Quadmark有着独特的工作方式与公司风格,尽管2020年大环境错综复杂,但我们内部的活动专家仍然成功地举办了一个夏季派对,让我们的员工在世界四大洲分享愉悦!

下面9个贴士可以帮助更多的活动组织者来完成各自的虚拟派对实战。

 

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1. 制定游戏计划
无论规模大小,离线还是在线,每个活动都要有策略。您最好从关键的目标和概念开始,然后往下推进。今年我们的主题是“Quadmark带您环游世界”。虚拟暑假聚会的计划运作良好的原因是:核心组织团队已经将包含活动概念和各类设计素材的“官方出品”物料放在一起。然后将其与其他地区的组织者共享,即使地理和时区不同,每个人都可以更轻松地保持一致的步调。

 

因此,在组织虚拟活动之前,请问自己以下问题:

●您希望提供什么样的体验?
●您需要为该活动计划多少时间?
●预算是多少?
●您的活动需要覆盖哪些时区?
●活动会有主题吗?
●活动是现场直播、录播还是两者同时进行?
●您想在哪里看到内容?
●活动的最佳时间是什么时候?
●您将如何推广活动?
●活动结束后,人们仍然可以访问该活动吗?
●您计划跟踪哪些KPI和数据?

2. 致电所有专家!

现在您已经有了一个坚实的基础,现在是进行分工的时候了。想想您的团队中哪些成员最能完成(并享受)与计划活动相关的任务,让他来开始行动!通过“举手示意”来具体说明他需要什么帮助。您或许有着来自不同区域的团队成员,他们可能是这方面的专家,也可能在该活动主题领域有着丰厚的兴趣与研究。

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3. 至少提前1个月发出邀请

收到一封“请预留时间”的电子邮件是令人兴奋的,更何况这封邮件还给了每个人足够的时间来提醒客户。

以下是一些需要记住的建议:

●在一个月前发出邀请
●尽快分享活动议程,这样您的受邀者就知道会发生什么
●为您的与会者排除公司日历上的活动日期
●在活动前一、两周发送“倒计时”电子邮件提醒

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4. 适应每个时区

组织全球活动最具挑战性的部分是决定时间。由于员工居住在世界各地的几个大洲,我们的活动团队必须在规划议程方面具有前瞻性。

与会者之间超过六个小时的时间差将会是一个大麻烦。为了让所有来自英国、美国和亚洲地区的Quadmarker尽量都能在场,在日程安排上就需要作出一些妥协。然后根据每个团队的位置和时区来定制其余的议程。例如,新加坡团队在下午举行现场活动,并在晚上晚些时候回到线上,与所有人一起参加全球电话会议。

在规划全球活动时,您最好将不同的时区纳入议程,让活动更进一步。在共享议程的任何地方,都应明确列出组织者和参与者在所有相关时区中的时间。它不仅可以避免混乱,而且也会让团队感受到这份体贴。

QM Holidays Offsite Party Insights Image 400 x 200 (1)5. 留出足够的时间休息

有时候,我们很容易忘记在虚拟事件中休息一下。有了缓冲的时间,我们就更容易达成每个活动的预期效果!在每次活动之间提供15-30分钟的休息时间吧,这是保持状态的好方法。

 

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6. 为每个地区创造量身定制的体验
 
 为什么不给团队一个名人嘉宾的惊喜呢?
 
您可能在想,“这是个好主意!但我们从哪里开始呢?我们邀请谁?“这里有一些事情要记住:
  • 您在为谁组织这个活动?
  • 他们可能感兴趣的活动是什么?
  • 是否有任何饮食要求需要考虑?
一旦您开始这样做,就会更容易缩小选择范围。Quadmark虚拟夏季派对期间的活动阵容反映了我们的活动专家对受邀者的体贴程度。他们意识到来自不同地区的人有不同的偏好。考虑到这一点,会改善大家的活动体验。

例如,我们在英国有很多葡萄酒爱好者。所以我们邀请OzClarke作为我们的名人嘉宾参加品酒活动,这给大家带来了一个大大的惊喜!在美国,每个人都喜欢CulreColre公司的制造商举办的天才鸡尾酒课程。在新加坡和澳大利亚的人绝对喜欢Crafune的手工皮革工艺车间。最后要讲的是,来自所有地区的Quadmarker都喜欢的一项共同活动是“古埃及谋杀之谜”,它由TeamBuilding.com令人印象深刻的嘉宾主持。

如果您找了嘉宾或主持人,那么测试会是一个很好的方法,可以看看他们的形式与内容是否符合您在活动中要做的主题。
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7. 打开摄像头,畅所欲言

有时线上活动会让人感觉是另一次会议,所以为了把两种体验分开,您需要尽可能地鼓励观众参与。例如,在库迪全球活动期间,每个人都可以打开摄像头和麦克风,为别人鼓掌加油。其中一位库迪同事说:“相互提供能量感觉非常棒!有一段时间,我简直忘了坐在电脑屏幕前。”

别忘了,要提前检查各种技术问题,线上活动跟线下一样,也是会出现各种问题。在正式开始前,检查网络连接情况,摄像头和麦克风等设备。准备好要演示的文件,提前备份这些文件。最好有一次排练或预演,这样就能提早发现潜在的问题,准备好应对方案。

以下是我们使用的一些平台:

  • Slido: 我们使用它们来听取来自世界各地Quadmarker的信息,利用Slido,我们可以进行快速有趣的线上互动,例如问卷、投票等。
  • Google Meet: 作为全球各地活动的主要视频音频交流互动平台,您也可以选择适合当地的类似平台。
  • Zoom: 可以有提供“分组讨论室”等功能,得益于此,Zoom也是我们在“古埃及谋杀之谜”活动中选择的一个平台。
8. 发送派对礼包Blog post item_8B Party pack_400x400

如果人不能到现场,那我们就把派对送到大家面前。

当下我们的派对成员遍及各地,为了让每个人都能有更好的感受,在做计划时,可以参照以下几点来进行准备:
 
  • 派对包中的物品是否容易过期或腐烂?
  • 通过什么运送方式给活动对象比较合适?
  • 您的参与者分布在不同的国家和时区吗?
  • 活动期间平台是否有足够的容量来容纳参与者?
  • 是否需要考虑提前订购商品的交货时间?
温馨提示:无论是电子邮件还是礼包,都可以加入一些个性化的安排进去,组织者只要用心,参与者就一定能感受到这份温暖。

9. 别忘了活动后的总结会

在活动结束之后,请将相关活动组织者召集在一起,让大家回顾整个活动的各种细节,并讨论我们如何应对活动中暴露的各种问题。这个复盘会议可以让我们总结经验教训,在下次活动中做到更好。

内部复盘很重要,针对活动的参与者们,听取大家的意见和想法也很关键。以下这些问题可以帮助我们获得更多有价值的信息:

  • 一切顺利吗?
  • 您是否希望活动时间不同?
  • 您觉得派对礼包有用吗?
  • 您觉得缺少什么吗?
  • 您希望下次有哪些活动?

派对永不眠

虽然组织一场全球性的线上活动(特别在疫情当下)并非易事,但这并非不可能。推荐您从我们的活动专家那里汲取灵感,因为他们成功、完美地实现了所有预期效果。若您想详细了解如何在全球范围内举办下一个线上活动,请联系我们,以了解Quadmark如何为您提供帮助。

Learn more about how you can host your next virtual business event on a global scale. Get in touch to see how Quadmark can help you.

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